Jotta yrityksellä tai organisaatiolla on mahdollisuus säilyttää työn tehokkuuden jatkuva kehittyminen, täytyy myös työskentelytapoja sekä ohjelmistoja arvioida jatkuvasti kriittisellä tavalla ja sitouttaa työntekijät kehittämään työskentelymallejaan ja työskentelymenetelmiään.

Työtehtäviä suorittaessa olisi hyödyllistä miettiä: ”Voidaanko juuri tämä tehtävä hoitaa tehokkaammin jo saatavilla olevalla ratkaisulla?” Jos vastaus on kyllä, onko tämän tehokkaamman työskentelytavan hyödyntäminen mahdollista? Useasti uusien työkalujen käyttöönottoa rajoittaa jatkuva kiireen tunne ja se, että uusien työskentelytapojen opetteluun kuluva aika on usein pois vakiintuneemmista työtehtävistä. On helppoa jättää huomioimatta, että tehokkaampien työkalujen käyttöön ottaminen voi pitkällä aikavälillä jopa helpottaa tätä samaista kiireen tunnetta.

Elmo Peltovuoma.

Uusien työkalujen käytön omaksuminen tekee työstä mielenkiintoisempaa paremman työn jäljen ja lisääntyvän työn tulosten muodossa. Olen huomannut, että uusien sovellusten ja ominaisuuksien tuominen osaksi työskentelyä tarjoaa merkityksellistä kehittymisen tunnetta jatkuvasti parantuvien työn tulosten ja -jäljen muodossa. Toisaalta uusien sovellusten hyödyntämisessä on myös tärkeää olla sitoutumatta liikaa ensimmäisenä vastaan tulevaan sovellukseen ja olla valmis vertailemaan objektiivisesti useita saavilla olevia vaihtoehtoja.

Työterveyslaitoksen viime vuonna julkaisema Hybridityömalli menestystekijänä -opas kuvailee koronapandemiaa edeltävää aikaa pisteittäisen etätyön kautena, jossa etätyön tekeminen oli rajattua ja työpaikalla fyysisen läsnä olemisen nähtiin kuvaavan työntekijän sitoutuneisuutta. Tästä mallista on sittemmin siirrytty Itseohjautuvan hybridityön aikakaudelle, jossa työpaikalla läsnä olemiselle oletetaan löytyvän perusteltavissa oleva syy.

Vaikkakin hybridityö mahdollistaa entistä suuremman mahdollisuuden vaikuttaa tapaan, jolla omia työtehtäviään hoitaa, tarjoaa se myös haasteita liittyen itsensä johtamiseen. Joillain työntekijöillä korostuvat ne itseohjautuvuuden haasteet, mitkä myös työpaikalla tulevat ilmi. Tämän takia työnantajalla onkin tärkeää tarjota tarvittava tuki ja edellytykset työntekijöiden itsenäiselle työskentelylle sekä itsensä johtamiselle myös työskennellessä etänä. Etätyössä korostuu työnantajan luottamus työntekijään. Työpaikalla automaattisesti esiin tuleva työnteon rytmittäminen tulee hoitaa osittain itse, ja kestävällä tasolla olevan työrytmin löytäminen voi tuottaa monille haasteita.

Käytännöt, jotka selvästi huonontavat työskentelyn tehoa lisäämällä raportoinnista aiheutuvaa työkuormaa, tulisi jättää mahdollisuuksien mukaan pois, sillä se kuormittaa myös sellaisia työntekijöitä, joilla itseohjautuvuuden haasteita ei ole. Sellaiset toimenpiteet etätyössä, joilla on alun perin ollut hyvä tarkoitus, kuten yhteisöllisyyden määrän lisääminen palaverien avulla, voivat muodostua taakaksi työyhteisölle, mikäli niiden tehokkuutta ei arvioida tarpeeksi tehokkaasti ja jatkuvasti.

Oman työrytmin löytämiseen on tarjolla monenlaisia sovelluksia, joiden avulla voi seurata esimerkiksi keskeytymätöntä työaikaa sekä seuraavaksi työlistalla olevia asioita. Ehkä tärkeimpänä tekijänä työn rytmittämisessä on se, että pidetään huolta siitä, ettei henkilökohtainen kalenteri pääse liian täyteen. Positiivisena kehityksenä tällä alueella näkyvät monien yrityksien käyttöönottamat palaverikäytännöt, joiden avulla kannustetaan pitämään palaverit mahdollisimman lyhyinä, jotta aika käytetään yhteisissä kokoontumisissa mahdollisimman tehokkaasti ja suunnitellusti.

Teksti: Elmo Peltovuoma, liiketoimintakonsultti